شماره زنی یکی از مباحثی است که کسب‌وکارهای مختلف برای رسمیت بخشیدن به معاملات خود به آن نیاز دارند. این نیاز به خصوص هنگامی که با بحث ثبت اسناد مالی و رسیدگی‌های مالیاتی پیوند می‌خورد، اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند؛ اما بسیاری از ما اطلاعات کافی در مورد شماره زنی نداریم. اگر شما هم این چنین هستید تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید، زیرا در این مطلب از سایت ارمغان گرافیک قصد داریم به شما بگوییم که شماره زنی فاکتور چیست و انواع شماره زنی فاکتور و قبض را نیز بررسی خواهیم کرد.
شماره زنی فاکتور چیست؟
فاکتورها یکی از مهم‌ترین اسناد مالی هر شرکتی محسوب می‌شوند. همانطور که می‌دانید، فاکتور توسط حسابداری شرکت صادر شده و به مشتری تحویل داده می‌شود. سازمان‌های مالیاتی نیز از جمله دریافت کنندگان این سندهای مالی هستند. در هردوی این موارد، صحت و اعتبار این اسناد اهمیت زیادی دارد. برای همین اکثر کسب‌وکارها برای مدیریت اسناد مالی خود مثل فاکتور و قبض، نیازمند شماره زنی هستند. حتی اگر خودتان هم صاحب چنین کسب و کاری نباشید، حتما نمونه‌هایی از شماره زنی را دیده‌اید.
اگر بخواهیم به طور ساده بگوییم که شماره زنی چیست، باید به شماره‌های موجود در گوشه فاکتورها اشاره کنیم. در واقع شماره زنی، به فرآیند ایجاد شماره سریال روی اسناد مالی گفته می‌شود. این شماره سریال‌ها معمولا به رنگ قرمز و به صورت برجسته هستند و هدف از ایجاد آن‌ها، ثبت بهتر اوراق مالی رسمی یعنی همان فاکتورها و قبوض است.
هریک از این شماره سریال‌ها، یکتا و منحصر به فرد هستند، بنابراین با یکدیگر اشتباه گرفته نمی‌شوند و به راحتی نیز قابل پیگیری خواهند بود. البته تمام فاکتورها، تک نسخه‌ای نیستند و برخی از انواع فاکتور، دو یا سه نسخه دارند؛ اما در هر حال، شماره سریال حک شده روی تمام این نسخه‌ها یکسان هستند.
شماره زنی روی کدام یک از انواع اسناد مالی انجام می‌شود؟
حالا که فهمیدیم شماره زنی چیست، بیایید ببینیم شماره زنی در مورد چه اسنادی انجام می‌شود. فاکتورها و قبض‌ها، دو نمونه از اسناد مالی هستند که باید شماره زنی شوند. فرقی نمی‌کند تحویل گیرنده یک فاکتور یا قبض، مشتری باشد یا یک سازمان دولتی؛ به هر حال فاکتور بدون شماره، مشکلات زیادی را می‌تواند ایجاد کند. سازمان‌های مالیاتی هم برای رسیدگی به حساب‌های کسب‌وکارها نیازمند دریافت فاکتورها و قبوض رسمی و ثبت شده هستند. برای همین باید به شماره زنی فاکتور و قبض اهمیت زیادی داد. بلیط‌ها و رسیدها نیز از جمله مواردی هستند که شماره زنی، پیگیری و بررسی اعتبار آن‌ها را آسان می‌کند.
انواع شماره زنی فاکتور و قبض
تا اینجا در مورد شماره زنی صحبت کردیم و دیدیم که شماره زنی فاکتور و قبض چیست. اکنون نوبت این است که در مورد انواع شماره زنی فاکتور و قبض صحبت کنیم. به این ترتیب می‌توانید نیازهای خود را بهتر تشخیص داده و تصمیم بگیرید که کدام یک از انواع شماره زنی فاکتور و قبض برای شما مناسب‌تر است.
شماره زنی فاکتور تک برگ
در بسیاری از موارد، کسب‌وکارها نیاز به در اختیار داشتن چند نسخه از فاکتور ندارند و همان یک نسخه برای ارائه به مشتری کفایت می‌کند. در چنین مواردی، شماره زنی فاکتور به صورت تک برگ، پاسخگوی نیازهای یک شرکت، فروشگاه و یا اداره است.
کاربرد مدل تک برگ شماره زنی فاکتور چیست؟
شماره زنی فاکتور تک برگ، رایج‌ترین نوع شماره زنی است که می‌توانیم در زندگی روزمره مشاهده کنیم. این مسئله به دلیل کاربردهای زیاد فاکتور تک برگ است. این نوع شماره زنی، در ساخت شماره سریال برای پیش‌فاکتورها، بیمه نامه و نامه‌های اداری کاربرد دارد. علاوه بر این، اکثر فاکتورهای فروشگاهی نیز از شماره زنی فاکتور تک برگ استفاده می‌کنند.
شماره زنی قبض تک برگ
قبض‌ها معمولاً به صورت تک برگ شماره زنی می‌شوند و از آنجایی که رسمیت کمتری نسبت به فاکتور دارند، وجود یک نسخه از آن‌ها کافی است. این نسخه به عنوان سند هزینه‌ها و برای استفاده یا نگهداری شخصی مشتری به او تحویل داده می‌شود. با این وجود، در برخی از مواقع لازم است شماره سریال قبض در اختیار مسئول فروشگاه نیز باقی بماند. برای همین، یکی از بهترین روش‌ها برای شماره زنی قبوض، استفاده از مدل پرفراژدار است. به این معنی که یک برگ قبض با استفاده از پرفراژ به دو یا چند قسمت تقسیم می‌شود که شماره سریال همه آن‌ها یکسان است. با استفاده از قبض پرفراژدار شما می‌توانید یک بخش از آن را جدا کرده و به مشتری تحویل دهید و سایر بخش‌ها را نگه دارید. وجود شماره سریال یکسان روی بقیه قسمت‌ها به شما امکان می‌دهد در صورت نیاز بتوانید آن‌ها را با هم تطبیق دهید.
این نوع از شماره زنی، برای مشاغلی مانند کارواش و خشکشویی کاربرد دارد. به طور کلی کسب و کارهایی که چیزی را تحویل می‌گیرند و قرار است بعد از مدتی دوباره آن را به صاحبش برگردانند، نیازمند شماره زنی پرفراژدار هستند. علاوه بر این، در مواردی مثل رسید چک، بلیط‌های قرعه‌کشی، قبض ورودی پارکینگ و حتی اخطاریه‌ها و اطلاعیه‌ها نیز می‌توان از این مدل شماره زنی بهره برد.
شماره زنی فیش و قبض به صورت دوبرگی یا چند برگی
همانطور که پیش‌تر گفتیم، بسیاری از قبض‌ها و فیش‌های مالی نیازی به نسخه دوم ندارند. برای همین چاپ و شماره زنی آن‌ها معمولاً به صورت تک نسخه‌ای انجام می‌شود؛ اما در برخی موارد نیز تعداد نسخه‌های بیشتری از فاکتور یا قبض مورد نیاز است؛ مثلا هنگامی که بخش‌های مختلف یک سازمان یا شرکت به بررسی و تایید فاکتورها و قبض‌ها نیاز داشته باشند، باید از چاپ چند نسخه‌ای استفاده کرد. ارسال فاکتورها برای سازمان‌های مالیاتی نیز، باعث می‌شود نسخه‌های بیشتری از آن‌ها مورد نیاز باشد.
انواع چاپ در شماره زنی فاکتور و قبض چیست؟
حالا که با شماره زنی تک برگ، پرفراژدار و چند نسخه‌ای آشنا شدیم، نوبت به آن می‌رسد که ببینیم انواع چاپ شماره زنی فاکتور چیست. در واقع چاپ فاکتور و قبض، چند نوع مختلف دارد که بر اساس نیاز خود می‌توانید یکی را انتخاب کنید. در ادامه، هرکدام از این موارد را توضیح می‌دهیم.
چاپ فاکتور به صورت سیاه سفید با دستگاه ریسه
چاپ سیاه سفید توسط دستگاه ریسه، یک راه خوب برای تولید اسناد مالی به خصوص قبض‌ها است. چاپ تک رنگ یا سیاه سفید می‌تواند برای چاپ قبض و فاکتور استفاده شود. این نوع چاپ هزینه کمتری نسبت به چاپ رنگی دارد و اگر بودجه کمی دارید، کاملا مناسب شما است.
تولید فاکتور رنگی با چاپ افست
اگر به قبض یا فاکتور رنگی نیاز دارید، باید سفارش چاپ فاکتور به روش افست را بدهید. در این روش، فاکتورها و قبوض شما با استفاده از چاپ افست و در رنگ‌های دلخواه شما تولید می‌شوند. چاپ افست کیفیت بالایی دارد، پس اگر نیازمند وضوح بالا در چاپ هستید، می‌توانید از آن استفاده کنید. قیمت چاپ افست، نسبت به چاپ تک رنگ بیشتر است. برای پیش از انتخاب این روش چاپ، باید دقت بیشتری به بودجه خود داشته باشید.
تولید فاکتور تک رنگ با چاپ افست
یکی دیگر از انتخاب‌هایی که برای چاپ فاکتور دارید، سفارش فاکتور تک رنگ در رنگ‌های اصلی یعنی آبی، قرمز و زرد است. البته استفاده رنگ‌های ساختگی دیگر هم برای تولید فاکتور تک رنگ با چاپ افست، ممکن است.
بهترین روش برای چاپ و شماره زنی فاکتور چیست؟
اگر از لحاظ کیفیت بخواهیم بررسی کنیم، چاپ افست نتیجه به مراتب بهتری را برایتان فراهم می‌کند. در مقابل، چاپ ریسو کیفیت کمتر اما سرعت بیشتری دارد. همچنین، چاپ ریسو هزینه کمتری برایتان خواهد داشت. به طور کلی اگر فاکتور تک رنگ و تک برگ در تعداد محدود لازم دارید، بهتر است سفارش چاپ فاکتور با دستگاه ریسو را بدهید؛ اما اگر قصد چاپ فاکتور تیراژ بالا و چند برگی را دارید، چاپ افست را به شما توصیه می‌کنیم.
صحافی در شماره زنی فاکتور چیست و چه کاربردی دارد؟
برای استفاده راحت‌تر و منظم‌تر از فاکتورها، باید آن‌ها را در کنار هم نگهداری کرد. صحافی، یک راه حل مناسب برای جلوگیری از بهم ریختگی و پخش شدن فاکتورها است. منظور از صحافی فاکتور و قبض، فرآیند دسته‌بندی، چسباندن، دوخت و جلدگذاری آن‌ها است. به این ترتیب، فاکتورها و قبض‌ها شکل آراسته‌تر و منظم‌تری به خود می‌گیرند. صحافی فاکتورها به دو شکل انجام می‌شود که هرکدام برای نیازهای خاصی مناسب‌تر هستند. در ادامه، این روش‌ها را معرفی می‌کنیم.
شماره زنی پرفراژ
همانطور که احتمالا می‌دانید، پرفراژ به برش‌های منقطعی گفته می‌شود که در محل جدا شدن برگه‌ها ایجاد می‌شود. پرفراژدار کردن کاغذها، باعث می‌شود جدا کردن بخش‌های مختلف قبض یا فاکتور، راحت و بدون آسیب انجام شود. این پرفراژها از نوع خطی یا بلیطی هستند که نسبت به پرفراژ سوزنی کیفیت به مراتب بالاتری دارند. طبیعتاً شماره زنی پرفراژ، فقط برای آن دسته از فاکتورها و قبض‌هایی که نیاز به جدا شدن دارند لازم است. اگر می‌خواهید همه برگه‌ها قابلیت جدا شدن داشته باشند، بهتر است از روش دوم یعنی شماره زنی سرچسب استفاده کنید.
شماره زنی سرچسب
در شماره زنی به روش سرچسب، قسمت بالای فاکتورها یا قبض‌ها با استفاده از چسب به هم متصل می‌شود. این روش علاوه بر این که سریع‌تر و ارزان‌تر از شماره زنی پرفراژ است، فضای کمتری از فاکتور را اشغال می‌کند. به این ترتیب اطلاعات بیشتری را می‌توانید روی فاکتور یا قبض خود چاپ کرده و یا فونت درشت‌تری را به کار ببرید.
انواع کاغذ در صحافی با شماره زنی فاکتور و قبض چیست؟
به طور کلی دو نوع کاغذ برای چاپ فاکتور و قبض در دسترس است که می‌توانید با توجه به نیاز خود، یکی را انتخاب کنید. البته یکی از این دو، یعنی کاغذ معمولی، جنس‌ها و ضخامت‌های مختلفی دارد. برای همین هنگام انتخاب کاغذ برای چاپ و صحافی فاکتور، گزینه‌های مختلفی پیش روی خود دارید. در ادامه، با انواع کاغذ شماره زنی و صحافی فاکتور آشنا می‌شوید:
کاغذ معمولی
کاغذ معمولی، انواع مختلفی دارد که کاغذ تحریر با گرماژ ۸۰ تا ۱۲۰ گرم و کاغذ گلاسه با گرماژ ۱۰۰ تا ۱۵۰ گرم، دو نوع از آن هستند. کاغذ کتان و کرافت نیز در همین دسته قرار می‌گیرند. کاغذ معمولی برای چاپ فاکتور تک برگ بسیار مناسب است. در صورتی که بخواهید از این نوع کاغذ برای چاپ و شماره زنی فاکتور چند برگی استفاده کنید، باید بین برگه‌ها کاربن بگذارید و یا نسخه‌های مختلف را به صورت جداگانه پر کنید.
کاغذ کاربن لس
کاغذ کاربن لس یا NCR، بهترین گزینه برای چاپ فاکتور چند برگی است. این کاغذها به دلیل داشتن کاربن، باعث صرفه‌جویی در وقت می‌شوند و با پر کردن یک نسخه، اطلاعت نوشته شده روی بقیه نسخه‌ها نیز کپی می‌شود. گفتنی است کاغذ کاربن لس فقط در یک ضخامت تولید می‌شود و از نظر گرماژ، تنوعی ندارد.
کلام آخر
در پایان مقاله «شماره زنی فاکتور چیست و چند نوع دارد؟» بهتر است بدانید که سایت ارمغان گرافیک فعالیت گسترده‌ای در زمینه ارائه انواع خدمات شماره زنی صحافی دارد. از همین رو شما مخاطبین عزیز با ورود به صفحه مربوط به «شماره زنی و صحافی» به راحتی می‌توانید نمونه کارهای ارمغان گرافیک در زمینه شماره زنی فاکتور و قبوض را مشاهده کرده و سفارشات خود را از طریق تماس مستقیم با کارشناسان ما به ثبت برسانید. به واسطه ثبت سفارش و خرید فاکتور از این طریق می‌توانید سفارشات خود را در کمترین زمان و بالاترین کیفیت، در آدرس مورد نظرتان تحویل بگیرید.
