فاکتور یک سند یا یه‌عبارتی مدرک رسمی است توسط فروشنده به‌عنوان ضمانت خرید به خریدار ارائه می‌شود. چاپ فاکتور مزایای زیادی برای مشاغل مختلف و کسب و کارها داشته که دستیابی به حسابداری حرفه‌ای از مهم ترین مزیت چاپ فاکتور محسوب می‌شود.
فاکتورهایی که ارائه می‌شوند به‌سهولت قابل پیگیری هستند و در صورت نیاز به‌عنوان یک مدرک رسمی و معتبر می‌توان در امور مالیاتی مورد استفاده قرار داد. در چاپ یک فاکتور نکات مهمی را مد نظر قرار می‌دهند تا تمام اطلاعات لازم در این سند وجود داشته باشد.
بر این اساس فاکتور باید اطلاعاتی نظیر نام و آدرس شرکت، شناسه مالیاتی، شماره تمای، تاریخ صدور و شرح کالاها یا خدمات را در بر گیرد. اطلاعات مورد ذکر موجب می‌شود بروز خطا و اختلاف کاهش یافته و در فرآیند حسابداری کارها با سرعت و دقت بالا انجام شوند.
فاکتورهایی که با دقت بالا و کیفیت عالی چاپ می‌شوند، در جلب رضایت مشتری و افزایش تعاملات مالی تأثیر بسزایی دارند. در این مقاله از سایت ارمغان گرافیک سعی داریم در مورد مهم ترین مزیت فاکتور صحبت کنیم تا بتوانید با استفاده درست از این مدرک معتبر، در کسب و کار خود موفق شوید.
ضرورت چاپ فاکتور و استفاده از آن چیست؟
این روزها خرید و فروش کالاهای مختلف با هزینه‌های بالا بدون دریافت فاکتور کار چندان عاقلانه‌ای نیست، به همین دلیل اغلب کسب و کارها برای جلب نظر و اعتماد مشتری، در ازای محصولات و خدماتی که ارائه می‌دهند، فاکتور صادر می‌کنند. از ضروریات چاپ و استفاده از فاکتور می‌توان این موارد را برشمرد:
1- رسمی نشان دادن کسب و کار
2- قانونی کردن انجام معاملات
3- شفاف‌سازی مسائل و امور مالیاتی
4- جلب نظر و اعتماد مشتری
5- مدیریت صحیح امور مالی و حسابرسی دقیق
شما می‌توانید با کمی تحقیق درمورد ضرورت چاپ فاکتور و استفاده از آن، در رشد کسب و کار خود موفق عمل کنید و بدون داشتن هیچگونه مشکل حقوقی، خریداران محصولات خود را به مشتریانی وفادار تبدیل کنید.
اهمیت چاپ فاکتور از نظر قانونی
چاپ فاکتور از نظر قانونی اهمیت زیادی دارد چرا که از آن می‌توان برای اثبات معاملات و همچنین اطمینان داشتن از شفافیت در تراکنش‌های مالی استفاده کرد. فاکتورهای چاپ شده یک سند رسمی محسوب می‌شوند تا بوسیله آن‌ها از فرار مالیاتی مودیان جلوگیری شود، ضمن اینکه نقش مهمی در مستندسازی هزینه‌ها و درآمدها در گزارش‌های مالیاتی دارند. از نظر قانونی عدم صدور فاکتور در انجام معاملات، نقض قانون مالیاتی محسوب شده و منجر به بروز مشکلات حقوقی خواهد شد.
بنابراین چاپ و نگهداری این اسناد نه تنها یک تعهد قانونی را برای شما رقم می‌زند، بلکه یک راهکار ایده‌آل برای حفظ حقوق هر دو طرف معامله خواهد شد. اگر برای مجموعه صنعتی و کسب و کار خود قصد دارید فاکتورهای منحصربه‌فرد چاپ کنید و این چاپ برایتان مقرون‌به‌صرفه نیز باشد، می‌توانید از مزایای چاپ ریسو ارمغان گرافیک استفاده کنید. همکاران ما در مجموعه ارمغان گرافیک در زمان کوتاه و کیفیت بالا، فاکتورهای چاپی شما را در تعداد مورد نظر تحویل خواهند داد.
یک فاکتور باید دارای چه خصوصیتی باشد؟
همانطور که اشاره کردیم فاکتورها اسناد مهمی هستند که از طریق آن‌ها می‌توان به‌عنوان فروشنده بر امور مالی وحسابداری کسب و کارمان مدیریت صحیح داشته باشیم و هم به‌عنوان خریدار، ضمانتی جهت کیفیت کالای دریافتی و خدمات پس از فروش آن دریافت کنیم.
یک فاکتور معتبر باید از خصوصیاتی برخوردار باشد که ضمن قابل فهم بودن مطالب درج شده، جذابیت بصری نیز برای مشتری داشته باشد. این خصوصیات عبارتند از:
- درج منظم و دقیق قسمت‌های مورد نیاز نظیر، نام و لوگوی شرکت، تاریخ‌ها، محل امضا، محل در محصولات، قیمت، مبلغ پرداختی و مواردی از این قبیل
- خوانا بودن فاکتور و چاپ صحیح
- طراحی و گرافیک عالی که در جلب نظر مشتری موفق عمل کند.
- ابعاد و اندازه استاندارد
- بالا بودن کیفیت کاغذ استفاده شده در چاپ فاکتور نیز از اهمیت بالایی برخوردار است، تا پس از گذشت زمانی کوتاه دچار فرسودگی و پارگی نشده و اطلاعات مندرج در آن از بین نرود. یا اینکه پس از جدا شدن از سر برگ پاره نشود.
- رنگ فاکتور نیز باید به‌صورتی باشد که وارد کردن اطلاعات جدید در آن کاملا مشخص و خوانا باشند.
- مقرون به‌صرفه بودن هم از خصوصیات یک فاکتور خوب است چرا که کسب و کارهای مختلف سالانه نیاز به حجم بالایی از چاپ فاکتور دارند، لذا هرچقدر این کار هزینه کمتری داشته باشد برایشان اقتصادی‌تر خواهد بود.
ارمغان گرافیک ضمن حفظ کیفیت فاکتورهای چاپی، با خدمات چاپ ریسو چاپ فاکتور را با قیمت مناسب و به‌صرفه برایتان انجام خواهد داد.
تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی
باوجود اینکه فاکتورها به دو دسته رسمی و غیر رسمی تقسیم می‌شوند، آشنایی با آن‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. فاکتورهای رسمی و غیررسمی در چند زمینه با هم متفاوت هستند. در ادامه با این دو مدرک بیشتر آشنا می‌شویم:
1- فاکتور رسمی
فاکتورهای رسمی اغلب توسط شرکت‌ها و موسسات ثبت شده ارائه می‌شوند و در بر گیرنده تمام اطلاعات قانونی مورد نیاز هستند. این اطلاعات عبارتند از:
- شماره شناسه مالیاتی
- شماره ثبت شرکت
- آدرس رسمی
- شرح کامل کالاها و خدمات با نرخ مالیات بر ارزش افزوده
این فاکتورها از اعتبار بالایی برخوردار هستند و به‌صورت رسمی در موسسات مالیاتی کشور امکان ثبت و پیگیری آن‌ها وجود دارد.
2- فاکتور غیررسمی
این نوع فاکتور معمولا برای معاملات کوچک یا غیر رسمی کاربرد داشته و اغلب توسط افرادی که کسب و کار کوچک دارند ارائه می‌شود. در فاکتور غیررسمی اطلاعاتی مندرج در نوع رسمی تماما وجود نداشته و تنها بخشی از اطلاعات مورد نیاز در این رسیدها چاپ می‌شود. اغلب فاکتورهای غیر رسمی فاقد ارزش قانونی برای امور مالیاتی هستند.
ویژگی یک فاکتور تجاری معتبر
حتما شما نیز بارها نام فاکتور را شنیده‌اید یا در زمان خرید یک کالای خاص، این سند را دریافت کرده‌اید. این برگه به ظاهر ساده که لیستی از اقلام خریداری شده و مبالغ آن‌ها را به شما ارائه می‌دهد، نقش مهمی در وضوح معاملات و خرید و فروش داشته و می‌توان از آن برای اثبات تحویل کالا یا پرداخت هزینه خرید استفاده کرد.
یکی از مهمترین ویژگی‌های فاکتور تجاری این است که، زمانیکه بخواهید کالای خریداری شده را به دلایل مختلف ارجاع دهید یا تعویض کنید یا از خدمات پس از فروش آن بهره ببرید، با ارائه فاکتور، فروشنده موظف است پاسخگوی درخواست شما باشد.
در چاپ فاکتورهای تجاری اطلاعاتی نظیر لوگو، نام و آدرس فروشگاه، نوع کالا، مشخصات فروشنده و خریدار، قیمت کالای عرضه شده، تاریخ خرید و مواردی از این قبیل درج می‌شود. یک نکته مهم در زمان چاپ فاکتور، نحوه درج این اطلاعات است که باید نظم و ترتیب اصولی داشته تا فروشنده به راحتی بتواند از آن بدون سردرگمی استفاده کند. شما می‌توانید چاپ فاکتور تجاری خود را به ما بسپارید تا با رعایت اصول لازم، فاکتورهای استاندارد و باکیفیتی را تحویل بگیرید.
مزایای چاپ فاکتور برای خریداران چیست؟
همانطور که در بخش‌های قبل نیز به آن اشاره کردیم، فاکتورها می‌توانند مزایای بی‌شماری داشته باشند که فروشنده و خریدار از آن‌ها بهره‌مند شود. مزایای بسیار مهم و کاربردی چاپ فاکتور برای خریداران عبارت‌اند از:
1- جلب نظر و اعتماد مشتری
زمانیکه شما به‌عنوان فروشنده برای عرضه محصولات خود فاکتور ارائه می‌دهید، این موضوع را ثابت کرده‌اید که تحت هر شرایطی به صورت‌حساب‌ها توجه دارید و در فروش و قیمت‌گذاری دچار اشتباه نمی‌شوید. ضمن اینکه با ارائه فاکتور ارزش و اعتبار فروشگاه شما به مشتری ثابت شده و حس اعتماد وی را از خریدی که کرده بیشتر و برای خرید بعدی مشوق او خواهید شد. با ارمغان گرافیک نگران عدم رضایت مشتری از طراحی فاکتور خود نباشید، چرا که بر اساس آخرین نیازها و انتظارات خریدار و فروشنده به چاپ فاکتور اقدام خواهیم کرد.
2- تضمین کیفیت محصول
یکی از مزایای ارائه فاکتور که از مهمترین دلایل اهمیت چاپ فاکتور برای خریداران محسوب می‌شود، اطمینان دادن به مشتری از باکیفیت بودن محصولات فروخته شده به وی است. فاکتورها با توجه به بار قانونی که دارند، خودبه‌خود مشتری را از مرغوبیت خریدی که کرده‌اند مطمئن خواهند کرد چرا که به آن‌ها ثابت کرده‌اید، در ازای محصولی که فروخته‌اید متقبل بار قانونی آن نیز هستید. همین موضوع در رونق کسب و کار و افزایش فروش و جذب مشتری تاثیر مستقیم دارد.
3- امکان پیگیری قانونی
صدور فاکتور موجب می‌شود خریدار از بسیاری جهات آسوده خاطر باشد. فاکتور معتبر با درج اطلاعات لازم موجب می‌شود مشتری پس از خرید اگر با نقض قرارداد مواجه شد، بتواند ادعای حقوقی و قانونی کند و پیگیر خرید خود باشد. این ویژگی برای زمانیکه خرید اقساطی است یا مبلغ فاکتور بالا باشد، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار خواهد بود.
4- ارائه خدمات پس از فروش
صدور فاکتور به منزله ثبت رسمی یک خرید تجاری بوده و عموما خریداران انتظار دارند که فروشنده یک فاکتور معتبر ارائه دهد. این درخواست زمان‌هایی که خرید گران‌قیمت صورت می‌گیرد اهمیت زیادی دارد. وقتی فاکتور صادر شود، خرید رسمی انجام شده و خریدار می‌تواند از خدمات پس از فروش فروشگاه نیز بهره‌مند شود. این مورد نیز مهم ترین مزیت چاپ فاکتور برای خریداران محسوب می‌شود.
تاثیر چاپ فاکتور بر کسب و کار
در بخش‌های قبل مطالبی ذکر شد که مزایای چاپ فاکتور برای فروشنده و خریداران را مورد بررسی قرار داد. این بخش را به تاثیر چاپ فاکتور بر کسب و کار اختصاص داده‌ایم و مطالب مفیدی را برای شما کارفرمایان و صاحبین کسب و کارها ذکر کرده‌ایم. این تاثیرات عبارتند از:
1- اطمینان و اعتبار
در فاکتورهای چاپ شده موارد ضروری نظیر تاریخ و شماره ثبت فاکتور، شرح کالا، قیمت واحد، تعداد، قیمت کل، تاریخ خرید، اطلاعات شخصی خریدار و فروشنده مانند (نام، آدرس، شماره تماس و غیره)، مخمر و امضای فروشنده و خریدار و جزئیاتی در زمینه گارانتی، روند انجام معامله و پرداخت‌ها و مواردی از این قبیل درج می‌شود.
زمانیکه شما به‌عنوان یک فروشنده چنین سند کاملی را به مشتری ارائه دهید، قطعا اطمینان و اعتبار به کسب و کار خود را تقویت کرده و نوعی تضمین را در قبال ارائه کالای باکیفیت و خدمات ارزنده پذیرفته‌اید. درواقع شما توانسته‌اید به بهترین و ساده‌ترین روش، اعتماد و نظر مشتری خود را جلب کنید.
2- حرفه‌ای نشان دادن کسب و کار
فاکتورها ثابت می‌کنند شما علاوه‌بر اینکه برای کسب و کار خود ارزش قائل هستید، تصمیم دارید با جلب رضایت و اعتماد مشتری، تجربه بهتری از خرید را برای وی رقم بزنید.
3- حسابداری
حفظ و ثبت حساب‌های فروش می‌تواند در لیست مهم ترین مزیت چاپ فاکتور قرار گیرد، چرا که این کار یک روش مناسب برای پیگیری تاریخ فروش، میزان مبالغ پرداختی و همچنین بدهی معوقه است. با توجه به این کاربرد، فاکتورها ابزارهای ارزشمندی برای حسابداری به‌شمار می‌آیند.
4- بازاریابی
شرکت‌هایی که پیگیر فاکتورهای فروش خود هستند، از اطلاعات این اسناد می‌توانند برای شناسایی مشتریان هدف خود استفاده کنند و برای توسعه استراتژی‌های بازاریابی، از آن‌ها بهترین بهره را ببرند.
5- قابلیت پیگیری فاکتور
فاکتورهای رسمی به‌عنوان یک سند حقوقی معتبر برای معاملات با مبالغ بالا، بسیار اهمیت دارند. لذا خریدار با آسودگی خاطر محصول را خریداری کرده و اطمینان دارد در صورت بروز کوچکترین مشکل می‌تواند از طریق مراجع قانونی پیگری کند. این فاکتورها به‌سهولت قابل رهگیری هستند. برای اینکه یک فاکتور قابلیت پیگیری قانونی داشته باشد، حتما باید شامل تاریخ خرید، شماره فاکتور، مهر فروشگاه و امضای فروشنده بوده تا شکل قانونی به خود بگیرد.
6- خدمات پس از فروش
فاکتورهای سربرگ‌دار حاوی اطلاعاتی در زمینه تاریخ خرید محصولات هستند و لذا مشتری می‌داند که اگر برای کالایی که خریداری کرده مشکلی پیش بیاید، فاکتور به منزله یک کارت گارانتی عمل کرده کسب و کار شما را نسبت به سایرین متمایز خواهد کرد. ارائه فاکتور این نکته را به مشتری انتقال می‌دهد که در قبال محصول فروخته شده، شما احساس مسئولیت می‌کند و آماده پاسخگویی در زمان بروز هر مشکلی هستید.
نتیجه‌گیری
چاپ فاکتور یکی از ضروریات کسب و کارهای بزرگ و کوچک است که به‌صورتررسمی و غیر رسمی ارائه می‌شوند. برای دستیابی به فاکتورهایی تاثیرگذار و باکیفیت باید به مراکز خدمات چاپ معتبر مراجعه کنید تا این اسناد را با رعایت نکات استاندارد طراحی و به مرحله چاپ برسانند. ما در مجموعه ارمغان گرافیکی با سال‌ها تجربه و بهره‌مندی از تیمی مجرب و آموزش دیده، بهترین فاکتورها را با کیفیتی ایده‌آل و قیمتی مناسب طراحی و چاپ کرده و در کمترین زمان به شما مراجعین گرامی ارائه می‌دهند. با ما در تماس باشید تا با خدمات ارمغان گرافیک بیشتر آشنا شوید.
