یکی از ضروری‌ترین لوازم اداری برای شرکت‌های دولتی و خصوصی سربرگ یا سرنسخه است. بسیاری از افراد این دو مورد را یکی دانسته و از تفاوت‌های آن آگاه نیستند. در طراحی سربرگ و سرنسخه باید به جزئیات دقیقی توجه کنید و همین جزئیات دلیل تفاوت سربرگ و سرنسخه را رقم می‌زنند. اهمیت و تاثیرگذاری سربرگ و سرنسخه برای اعتبار شرکت یا سازمان شما بسیار مهم است؛ به همین دلیل باید تفاوت‌های میان آن‌ها را به درستی تشخیص داده و نحوه استفاده صحیح از آن‌ها را بلد باشیم.
درست است که در دنیای دیجیتال امروز برای گفت‌وگو و انجام مکاتبات، اغلب از ابزارهای آنلاین استفاده میشود، اما هنوز هم نتوانسته‌اند به صورت کامل، جایگزین اسناد کاغذی شوند. نامه‌نگاری‌های کاغذی جایگاه ویژه‌ای در میان مراکز، شرکت‌ها و سازمان‌های عمومی و خصوصی دارد. برای انجام این امور نیاز به انواع سربرگ و سرنسخه دارید. اگر با تفاوت سربرگ و سرنسخه به خوبی آشنا نباشید، نمی‌توانید مکاتبات رسمی خود را به خوبی انجام دهید.
استفاده از سربرگ یا سرنسخه برای هیچ سازمانی اجباری نیست، اما به خاطر داشته باشید که این ابزارها می‌توانند به بخشی از هویت سازمان شما تبدیل شوند؛ مخصوصا زمانی که با المان‌های خاص و متناسب با سازمان، طراحی شده باشند. معمولا سربرگها بهترین گزینه برای مکاتبات کتبی و اداری هستند.
سرنسخهها عموما برای مراکز درمانی و پزشکی کاربرد دارند و همه شما با آن آشنا هستید. در این برگه‌ها پزشک معالج تمامی توضیحات و داروهای مورد نیاز شما را درج می‌کند. سربرگها جزء ست‌های اداری هستند و معمولا در سایزهای A5 و A4 چاپ میشوند. سربرگها برای نوشتن نامههای اداری به افراد حقیقی یا حقوقی کاربرد دارند.
جالب است بدانید که استفاده از سربرگها و سرنسخهها جنبه تبلیغاتی نیز دارند. زمانی که بر روی این کاغذها، نام، لوگو یا المان مخصوص به سازمان شما طراحی شده باشد، در نگاه اول توجه بیننده را به خود جلب خواهند کرد و در ذهن او ماندگار خواهند شد؛ به همین دلیل باید طراحی و چاپ سربرگ و سرنسخه توسط افراد متخصص انجام شود.
تفاوت سربرگ و سرنسخه
همانطور که بیان کردیم سرنسخهها عموما برای مراکز پزشکی و بیمارستان‌ها کاربرد دارند. رنگ سرنسخهها معمولا سفید، سبز یا آبی روشن است، اما هیچ محدودیت رنگی برای آن وجود ندارد. سربرگها معمولا برای نامه‌نگاری‌های اداری به کار می‌رود و حاوی اطلاعات مهمی مانند نام شرکت، لوگو، شماره تماس و… است.
در تفاوت سربرگ و سرنسخه اغلب موارد سایز سربرگها و سرنسخهها یکی است، اما در سربرگها از المان‌های رنگی متفاوتی استفاده شده است. سربرگ به عنوان یک بخش از اسناد اداری استفاده میشود تا هویت سازمان یا فرد را نشان دهد. سربرگها نشان از حرفهای بودن یا قابل اعتماد بودن سازمان است.
چاپ قبض رسید چیست و چه کاربردی دارد؟
در کنار اطلاع از تفاوت سربرگ و نسخه، داشتن قبض رسید هم از اهمیت بالایی برخوردار است. قبض رسید یک برگه کوچک است که در آن نام کالا، تعداد و قیمت آن ثبت میشود. این رسید نشا‌ن‌دهنده جزئیات تراکنش خریدار و فروشنده است. قبض رسید باید دارای اطلاعاتی مانند تاریخ، ساعت و موارد زیر باشد:
- نام پرداخت‌کننده
- نام گیرنده
- شماره سریال
- امضا و مهر دریافت‌کننده
این قبض‌ها از مهم‌ترین اسناد حسابداری هستند. معمولا رسیدها دو طرفه هستند که یک طرف آن‌ها به مشتری تحویل داده شده و طرف دیگر آن نزد فروشنده باقی می‌ماند. معمولا قسمتی که نزد فروشنده باقی می‌ماند دارای برگه‌های به هم چسبیده است، اما طرف مشتری توسط پرفراژ جدا میشود. موارد زیر از مهم‌ترین کاربردهای قبض رسید هستند:
- استفاده برای فرم مرخصی
- فرم بارنامه
- فرم تسویه حساب
- قابل استفاده به عنوان رسید شارژ مجتمع‌های مسکونی
- رسید انبار
- قبض پارکینگ
سربرگ چیست؟
سربرگها از مهم‌ترین ست‌های اداری هستند که امروزه با توجه به پیشرفت‌های تکنولوژی، در طرح‌های گرافیکی مختلفی طراحی و چاپ میشوند. سازمان‌های مختلف از سربرگ برای نگارش نامههای رسمی استفاده میکنند و دلیل آن انتقال اعتبار و اصالت متن نامه به اشخاص است؛ به همین دلیل داشتن سربرگ برای سازمان‌ها به عنوان بخشی از هویت آن‌ها محسوب میشود.
ویژگی‌ها و مشخصات سربرگ
سربرگها حاوی نام، لوگو، آدرس، تلفن و ایمیل شرکت هستند و تفاوت سربرگ با سرنسخه بسیار زیاد است. علاوه بر این در آن‌ها مکانی برای نوشتن تاریخ، شماره پیوست، تاریخ بایگانی و… در نظر گرفته شده است. شما میتوانید سربرگها را سفارشی‌سازی کرده و اطلاعات مورد نیاز خود را در آن درج نمایید. هیچ محدودیت رنگی برای چاپ سربرگها وجود ندارد و شما میتوانید آن‌ها را متناسب با کد رنگی لوگو و نشان تجاری خود سفارش دهید. توجه داشته باشید که هرچه سربرگ‌های شما ساده‌تر باشند، متن اصلی آن مورد توجه بیشتری قرار می‌گیرد.
معمولا بهترین سربرگها در کاغذهای تحریر 80 گرمی چاپ میشوند، اما میتوانید با توجه به نیاز خود آن‌ها را بر روی کاغذ تحریر 100 گرمی، کاغذ کتان یا گلاسه نیز چاپ کنید. بهتر است سربرگ‌های سازمانی را در سایز A4 سفارش دهید تا بتوانید فضای بیشتری برای نوشتن متن در اختیار داشته باشید.
مزایای استفاده از سربرگ
سربرگها اگر به درستی طراحی و چاپ شوند تاثیر بسیار زیادی در افزایش فروش یا استفاده از خدمات شما دارند و می‌توان به عنوان یک ابزار تبلیغاتی عمل کنند. بهتر است طراحی سربرگ را به طراحان حرفهای واگذار کنید تا بیشترین بهره را از آن ببرید. در ادامه با مزایای استفاده از سربرگ و تفاوت سربرگ و سرنسخه بیشتر آشنا خواهید شد:
- سربرگها به عنوان یک شناسه مهم شرکتی عمل میکنند و می‌توانند سبب اعتماد بیشتر مشتری به سازمان یا شرکت شما شوند.
- سربرگها حاوی اطلاعات مهم سازمان هستند و تمامی راه‌های ارتباطی سازمان در آن درج شده است.
- استفاده از سربرگ امنیت مکاتبات را بالا می‌برد؛ زیرا هیچ سازمانی حق استفاده و کپی از سربرگ شما را ندارد.
- شما با استفاده از سربرگها اصل احترام را در مقابل دیگر سازمان‌ها یا شرکت‌ها رعایت می‌کنید.
- پخش شدن نامهها سازمانی می‌تواند در افزایش مشتریان شما تاثیر بسزایی داشته باشد.
اصول طراحی سربرگ
سربرگها از جمله برگه‌های مهم سازمانی هستند که باید اصول و قواعد خاصی در زمان طراحی و چاپ آن‌ها رعایت شود. سربرگها باید به صورت اصولی طراحی شوند تا نمای تصویری مطلوبی از سازمان را ارائه دهند. در ادامه به بررسی این اصول و قواعد خواهیم پرداخت:
- انتخاب اندازه مناسب
اولین نکته در زمان طراحی سربرگها توجه به اندازه آن‌ها است. همانطور که پیش از این هم بیان کردیم، سایزهای A4 و A5 بهترین گزینه‌ها برای چاپ سربرگ هستند؛ زیرا فضای کافی برای طراحی و نوشتن متون در آن‌ها وجود دارد. علاوه بر پاکت‌های آماده موجود در بازار برای این سربرگها مناسب هستند.
- ثبت راهکارهای ارتباطی در آن
درست است که سربرگها برای اصول تبلیغاتی طراحی نمی‌شوند، اما در معرض دید بسیاری از افراد قرار می‌گیرند؛ به همین دلیل باید علاوه بر دارا بودن نام و نشان تجاری شرکت، حاوی اطلاعاتی مانند شماره تماس، پست الکترونیکی، آدرس وب‌سایت یا حتی آدرس دفتر سازمان هم باشند.
- حفظ سادگی در طراحی
سربرگها ابزاری مهم برای نامه‌نگاری‌های اداری هستند و نباید طراحی شلوغی داشته باشند. سربرگ‌های شلوغ بسیار ناکارآمد هستند و تاثیر منفی در ذهن کاربران ایجاد میکنند. تجربه ثابت کرده است که سربرگ‌های ساده از جذابیت و محبوبیت بیشتری برخوردار هستند.
- هماهنگی با سایر محصولات چاپی سازمان
معمولا طراحی ست‌های اداری به صورت یکپارچه انجام میشود. اگر شما برای سازمان خود از کارت ویزیت، بروشور، فاکتور، قبض رسید، پاکت نامه و… استفاده می‌کنید، بهتر است سربرگ‌های خود را نیز متناسب با آن‌ها و در همان تم رنگی سفارش دهید تا کارایی آن بهتر شود.
- داشتن پس زمینه اختصاصی
معمولا تمامی افراد برای طراحی سربرگ به حاشیه آن اهمیت می‌دهند و از تاثیر پس زمینه در ذهن مشتری غافل می‌مانند. در صورتی که پس زمینه یکی از مهم‌ترین اجزای هر سربرگی است و می‌تواند حاوی نام، لوگو، آدرس وب‌سایت و… باشد. وجود این واترمارک می‌تواند هویت شما را به خوبی حفظ کند.
سرنسخه چیست؟
برخلاف تصور همگان، سرنسخه علاوه بر مراکز درمانی، در سایر سازمان‌ها و مراکز نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد. سرنسخهها معمولا اندازه کوچکی دارند و در انتها و حاشیه‌های آن اطلاعات ثابتی مانند لوگو، آدرس یا شماره تماس ثبت میشود. معمولا از سرنسخهها برای نوشتن نکات مهم و کاربردی استفاده میشود. البته سرنسخهها در سایزهای بزرگ (A4 و A5) نیز چاپ میشوند؛ به همین دلیل تفاوت سربرگ و سرنسخه تنها در جزئیات آن‌ها معلوم میشود.
سرنسخههای پزشکی اختصاصی هستند و با نام خود پزشک یا مرکز درمانی مورد نظر طراحی و چاپ میشوند. در چاپ سرنسخه نیز همانند سربرگ، هیچ محدودیت رنگی وجود ندارد و شما میتوانید آن‌ها را در رنگ دلخواه خود و متناسب با سایر ست‌های اداری سازمان یا مرکز مربوطه سفارش دهید. سرنسخهها به صورت سیاه و سفید نیز چاپ میشوند.
اصول طراحی سرنسخه
شاید برای شما هم جالب توجه باشد که در قسمت بالای تمامی سرنسخهها واژه RX نوشته شده است. این واژه به عنوان یکی از اصول طراحی شناخته شده که در اغلب سرنسخهها وجود دارد. RX از واژه لاتین RECIPE گرفته شده و به معنی دستورالعمل یا سفارش است. این المان در طراحی سرنسخهها اهمیت ویژه‌ای دارد.
در طراحی سرنسخه باید به مواردی همچون تاریخ، شماره پیوست، تم رنگی کلینیک، لوگو یا آرم مرکز درمانی نیز توجه شود. در اینجا تفاوت سربرگ و سرنسخه بیشتر معلوم میشود؛ زیرا اغلب اطلاعات درج شده بر روی سربرگها جنبه تبلیغاتی دارند، اما معمولا اطلاعات سرنسخهها برای این هدف نوشته نمی‌شوند.
در طراحی سرنسخه باید به چه مواردی توجه کرد؟
تا به اینجای کار اهمیت استفاده از سرنسخه برای مراکز درمانی یا تجاری روشن شد. حال لازم است تا با اصول و نکات لازم در زمان طراحی سرنسخه آشنا شوید. توجه داشته باشید که طراحی سرنسخهها باید توسط طراحان حرفهای انجام شود تا کارایی آن‌ها افزایش یابد.
- اصل سادگی
توجه به سادگی و پرهیز از طراحی‌های شلوغ یکی از مهم‌ترین اصول طراحی سرنسخه است. توجه داشته باشید که اغلب سرنسخهها در اختیار بیمارانی قرار می‌گیرد که تحت فشار بالای مریضی خود هستند و طراحی‌های شلوغ می‌تواند اثرات منفی بر ذهن و روان آن‌ها بر جای گذارد.
- توجه به جزئیات
تفاوت سربرگ و سرنسخه در توجه به جزئیات بیشتر معلوم میشود. در طراحی سرنسخهها توجه به جزئیات بسیار مهم است. به عنوان مثال در طراحی سرنسخهها نیازی به درج آدرس دقیق محل درمانگاه نیست، زیرا اغلب افراد آن را بلد هستند، اما درج کد نظام پزشکی و شماره تماس مرکز از اهمیت بالاتری برخوردار است. توجه به سلسله مراتب نیز از دیگر جزئیات مهم در زمان طراحی سرنسخه است.
- استفاده از طرح‌های مینیمال
امروزه طرح‌های مینیمال کاربرد فراوانی در صنعت طراحی دارند و به دلیل جذابیت خود، مورد استفاده و توجه بسیاری از کاربران قرار گرفته‌اند. بهتر است در سرنسخهها از طرح‌های مینیمال استفاده شود تا فضای کافی برای نوشتن داروهای مورد نیاز و دستورالعمل‌های مختلف باقی بماند.
- نوع کاغذ
برای چاپ سرنسخه نیز همانند سربرگ از کاغذ تحریر 80 گرمی استفاده میشود. در این موارد استفاده از کاغذ گلاسه توصیه نمی‌شود؛ زیرا کاغذهای گلاسه به راحتی دچار پخش شدگی جوهر میشوند و ممکن است نوشته یا دستورالعمل روی سرنسخه را ناخوانا کنند.
سخن پایانی
سربرگها و سرنسخهها یکی از ضروری‌ترین لوازم و تجهیزات اداری هستند و می‌توانند هویت سازمان را به اشخاص مختلف نشان دهند. علاوه بر این سبب اعتماد بیشتر مشتریان به برند شما شده و سبب جلب مشتریان بیشتر میشوند. در این مقاله به بررسی تفاوت سربرگ و سرنسخه پرداختیم و دانستیم که این دو مورد در جزئیات طراحی و کاربرد با هم تفاوت دارند. معمولا از سرنسخهها برای مقاصد درمانی و پزشکی استفاده میشود؛ در حالیکه از سربرگها برای تمامی مقاصد سازمانی و نگارش نامههای اداری استفاده میکنند.
اگر در زمینه طراحی سربرگها هیچ اطلاعاتی ندارید، بهتر است این کار را به طراحان حرفهای واگذار کنید. کانون تبلیغاتی ارمغان گرافیک با بهرهگیری از کادری متخصص، مجرب و متعهد تمامی سفارشات گرافیکی شما را در بالاترین کیفیت ممکن انجام میدهد. چاپ ریسو یکی از خدمات متنوع این شرکت است که میتوانید از آن برای چاپ انواع سربرگها یا سرنسخههای خود استفاده نمایید. با استفاده از خدمات ما میتوانید رویاهای گرافیکی خود را در کمترین زمان ممکن تحقق بخشید.
سوالات متداول
1-قیمت چاپ سربرگ و سرنسخه به چه عواملی وابسته است؟
قیمت سربرگ و سرنسخه به عواملی همچون جنس کاغذ، تعداد درخواستی، سایز، طراحی و… وابسته است.
2-چرا استفاده از چاپ رنگی برای سربرگ و سرنسخه بهتر است؟
زیرا در چاپ رنگی جزئیات و خصوصیات بهتری از رنگ و لوگوی شرکت را به نمایش میگذارد و ماندگاری آن در ذهن مخاطب بیشتر است.
3- آیا محتوای درج شده در سربرگ و سرنسخه قابل استناد هستند؟
بله سربرگها و سرنسخهها جزئی از هویت سازمان هستند و برای اعتبار بخشیدن به نامهها استفاده میشوند؛ بنابراین در زمان بروز مشکلات، جزء اسناد قانونی محسوب میشوند.
