شماره زنی و صحافی

شماره زنی روی کدام اسناد مالی انجام‌ می‌شود؟

همان طور که احتمالاً می‌دانید، قبض ها و فاکتورها مهم‌ترین اسناد مالی هستند که حسابداری شرکت‌ها برای انجام امور مالی شرکت صادر کرده و در اختیار مشتریان یا سازمان‌های مالیاتی قرار می‌دهند. پیگیری این قبض ها و فاکتورها نیاز به یک سیستم ساده و در حین حال غیرقابل دست‌کاری داشت که با ورود خدمات شماره زنی فاکتور حل شد!
در حال حاضر خدمات شماره زنی روی دو دسته از اسناد مالی انجام ‌می‌شود که در ادامه توضیح می‌دهیم:

✔ شماره زنی فاکتورهای رسمی یا مالیاتی

فاکتورهای مالیاتی مهم‌ترین سند مالی هستند که توسط حسابداری شرکت‌ها و برای ارائه به مشتریان آماده می‌شوند. شرکت‌ها یا صاحبان کسب و کارها نیاز دارند که یک رونوشت از فاکتورهای رسمی خود را به مشتری و رونوشت دوم را به سازمان امور مالیاتی ارائه کنند. همچنین باید نسخه سومی از فاکتور را در اسناد مایل خود آرشیو کنند.
در این مواقع، چاپ و شماره زنی فاکتورهای دو نسخه ای و سه نسخه ای که در فرمت و شکل ثابت و واحد مورد تائید اداره مالیات میباشد اولین اقدامی است که این شرکت‌ها انجام می‌دهند. شماره زدن فاکتور مالیاتی در همین گروه قرار می‌گیرد که این کار توسط دستگاه شماره زن اتوماتیک یا همان دستگاه ملخی انجام‌ می‌شود که با برجسته نمودن شماره سریال ها مورد تائید اداره مالیات میباشد .

◀ شماره زنی فاکتورهای معمولی یا غیررسمی

این نوع فاکتورها نسبت به فاکتورهای مالیاتی از اعتبار کمتری برخوردار هستند و اصلا مورد تائید اداره مالیات نمیباشند ، اما صاحبان کسب و کارهای مختلف برای داشتن یک برگ فروش و ارائه به مشتری از این نوع فاکتورها که به صورت تک نسخه ای تا پنج نسخه ای قابل تولید هستند استفاده میکنند ، لازم به ذکر است که تمام خدمات شماره زنی و صحافی در این فاکتورها هم با همان دستگاه های اتوماتیک یا ملخی انجام میپذیرد .

◀ شماره زدن فاکتور رسمی به ‌صورت تک برگ

البته در برخی موارد صاحبان کسب و کارها نیاز به بایگانی نسخه دوم یا سوم فاکتور ندارند و فقط یک نسخه فاکتور برای ارائه به مشتری می‌خواهند. در چنین مواقعی می‌توانید از خدمات چاپ، شماره زنی و صحافی فاکتور تک برگی استفاده ‌کنید. شماره زنی نامه اداری، شماره زنی پیش فاکتورها، شماره زنی بیمه ‌نامه و فاکتور فروشگاه‌ها جزو این دسته از خدمات شماره زنی فاکتورها قرار دارند.

✔ شماره زنی قبض

قبض ها نسبت به فاکتور از رسمیت کمتری برخوردار هستند و برای ارائه رسید به مشتری استفاده می‌شوند. قبض ها معمولاً توسط پرفراژ از وسط به دو یا سه قسمت تقسیم می‌شوند و یک شماره سریال مشابه در بخش های مختلف قبض حک می‌شود تا در صورت نیاز بتوانند آنها را با هم تطابق دهند.
از شماره زنی و صحافی قبض ها برای چاپ قبض کارواش‌ها، خشک‌شویی‌ها، پارکینگ‌ها، بلیت های قرعه کشی، اطلاعیه یا اخطاریه‌ها، رسید وجه نقد یا چک و مواردی از این دست استفاده می‌شود.

◀ شماره زنی فیش و قبوض به‌ صورت دو یا چند برگی

به طور کلی قبض ها و فیش های مالی به‌ صورت تک ‌نسخه ای چاپ و شماره زنی می‌شوند. اما در بعضی موارد، مشتریان نیاز دارند که قبض آنها نیز مانند فاکتور دارای دو، سه یا حتی چندین نسخه باشند. این مورد در شماره زنی پرفراژ فاکتور سفارشی قابل اجراست.

منظور از شماره زنی و صحافی فاکتورها و قبوض چیست؟

برای اینکه فاکتورهای شماره گذاری شده شکل مرتب و آراسته ای داشته ‌باشند، باید ترنیب و صحافی شوند. منظور از صحافی، فرایند ترتیب اوراق، دسته‌بندی، چسباندن، دوخت و جلد گذاری فاکتورها و قبوض است. این‌ کار به دو روش پرفراژ منگنه و سرچسب انجام ‌می‌شود که در ادامه با آنها آشنا می‌شویم:

✔ صحافی با پرفراژ و منگنه

پرفراژ به برش های منقطع یا همان سوراخ های ریز کاغذ گفته‌ می‌شود که برای برش دادن آسان قبض از محل مشخص‌ شده، استفاده می‌شود. این خدمت در مجموعه ارمغان گرافیک توسط دستگاهای اتوماتیک و پیشرفته و به ‌صورت پرفراژ خطی یا بلیطی انجام ‌می‌شود.

◀ آیا می‌توان تمام نسخه های قبض یا فاکتور را پرفراژ کرد؟

بله. البته به طور کلی پرفراژ فقط برای نسخه هایی انجام‌ می‌شود که باید جدا شده و به مشتری ارائه شوند و بقیه برگه‌ها لازم نیست که دارای پرفراژ باشند. بنابراین اگر قصد جدا کردن تمام برگه های فاکتور را دارید، پیشنهاد می‌کنیم از صحافی سرچسب استفاده ‌کنید.

◀ منظور از ترتیب کردن در صحافی فاکتور و قبض چیست؟

ترتیب کردن یعنی اوراق فاکتور براساس شماره سریال و رنگ نسخه‌ها مرتب ‌شده باشند. به این صورت که در فاکتورها مثلاً برگ سفید اول قرار گرفته ‌می‌شود و بعد از آن برگه صورتی و زرد یا آبی قرار می‌گیرند. این ‌کار در مجموعه ارمغان گرافیک توسط دستگاهای پیشرفته و تمام ‌اتوماتیک با سرعت و دقت بالا انجام ‌می‌شود.

✔ صحافی با سرچسب

منظور از سرچسب، چسبیده شدن تمام برگه های قبض یا فاکتور از بالای دفترچه قبض یا فاکتور است. این‌ کار خیلی سریع و راحت اجرا می‌شود، هزینه نسبتاً کمتری دارد و فضایی از برگه که برای صحافی در مدل پرفراژ و منگنه گرفته ‌می‌شود در این مدل صحافی گرفته نمیشود . در واقع با سرچسب فضای کمتری از بالای فاکتور یا قبض گرفته میشود و بقیه فضای کاغذ قابل استفاده است.

انواع کاغذ مورد استفاده برای چاپ، شماره زنی و صحافی فاکتورها و قبوض

به طور کلی انواع کاغذهایی که برای چاپ ،شماره زنی و صحافی فاکتورها و قبض ها استفاده می‌شوند، در دو دسته معمولی و کاربن لس قرار می‌گیرند که در ادامه توضیح می‌دهیم:

✔ کاغذ معمولی

کاغذ معمولی از جنس تحریر 80 گرم تا 120 گرم و جنس گلاسه 100 تا 150 گرم، کتان، کرافت و مدل های متنوع دیگر هستند. در این نوع کاغذها برای کپی نسخه اصلی و نسخ دیگر فاکتور باید از برگه های کاربن آماده استفاده‌ کنید یا تک ‌تک برگه های فاکتور را به‌ صورت مجزا پر کنید.

✔ کاغذ کاربن لس

کاغذ کاربن دار، کاربن لس یا NCR به کاغذهایی گفته‌ می‌شود که فقط در یک ضخامت مشخص تولید می‌شوند. مهم‌ترین برتری این کاغذها نسبت به کاغذ معمولی، داشتن کاربن است. این قابلیت به حسابدار کمک می‌کند که صرف زمان پر کردن یک فاکتور، سایر نسخه های فاکتور هم تکمیل میشود.

نحوه چاپ فاکتورها و قبوض در ارمغان گرافیک

در مجموعه ارمغان گرافیک فاکتورها و قبض های تک رنگ سیاه سفید و دورنگ مشکی قرمز توسط دستگاه ریسو و فاکتورها یا قبوض رنگی توسط چاپ افست تولید می‌شوند. البته با توجه به درخواست مشتریان سفارش های تک رنگ نیز توسط دستگاه افست قابل‌ چاپ هستند.
چاپ تک رنگ توسط دستگاه افست می‌تواند در رنگ‌های اصلی (مشکی، آبی، قرمز و زرد) یا حتی رنگ‌های ساختگی انجام شود، اما بهتر است برای کاهش هزینه‌ها و افزایش سرعت چاپ از دستگاه ریسو و چاپ تک رنگ سیاه و سفید استفاده ‌شود.

چاپ ریسو برای چاپ فاکتور بهتر است یا چاپ افست؟

بدون شک چاپ افست کیفیت بالاتری نسبت به چاپ ریسو خواهد داشت. چاپ ریسو هزینه چاپ کمتر و سرعت آماده‌ شدن بیشتری دارد و برای سفارش های محدود و با تعداد برگ پایین پیشنهاد می‌شود. ولی در مورد فاکتورهایی که تیراژ بالایی دارند یا باید روی کاغذهای گلاسه چاپ شوند ، چاپ افست بهتر است.

ارائه خدمات شماره زنی و صحافی ارمغان گرافیک به همکاران

همکاران عزیز به دو روش می‌توانند از خدمات شماره زنی اوراق شماره‌دار، شماره زنی فاکتور رسمی و شماره زنی صحافی در شهر تهران و مجموعه ارمغان گرافیک بهره‌مند شوند:

◀ روش اول

در این روش باید فایل چاپی مورد نظر خود را از طریق سایت ارمغان گرافیک و بخش شماره زنی صحافی برای ما ارسال کنید، فرم سفارش را تکمیل نمایید و منتظر هماهنگی همکاران ما برای آماده‌ شدن محصول مورد نظر باشید.

◀ روش دوم

در روش دوم می‌توانید چاپ فاکتورها را خودتان انجام دهید و فاکتور چاپ ‌شده را برای شماره زنی و صحافی برای ما ارسال کنید. در این روش چون مرحله چاپ را خودتان انجام داده اید کار شما سریع‌تر انجام‌ می‌شود.

نحوه سفارش شماره زنی فاکتور و قبض در ارمغان گرافیک

در مجموعه ارمغان گرافیک فاکتورها و قبض های شما با شرایط زیر سفارش گذاری و شماره زنی می‌شوند:

✔ مبلغ و هزینه شماره زنی، پرفراژ و صحافی فاکتور و قبض ها

خدمات شماره زنی، پرفراژ، ترتیب و صحافی کامل فاکتور و قبض ها برای هر هزار شماره در سال 1401 پنجاه هزار تومان است. البته در مورد فاکتورهای دو نسخه ای هزار شماره ای، تعداد دو هزار شماره محاسبه خواهد شد. یعنی هر یک‌ ضرب شماره یک عدد حساب می‌شود.
همچنین در نظر داشته ‌باشید که سفارش های زیر هزار شماره همان یک فرم هزارتایی و حتی یک برگ بیشتر از یک فرم دو هزار شماره یا همان دو فرم محاسبه خواهد شد، لازم به ذکر است این مبلغ برای همکاران عزیز و در شرایط همکاری میباشد .

✔ شرایط و نحوه تسویه حساب

به دلیل نوسانات شدید قیمت کاغذ در بازار و هزینه بسیار پایینی که مجموعه ارمغان گرافیک بابت خدمات شماره زنی و صحافی از همکاران عزیز دریافت می‌کند، پس از اتمام سفارش و پیش از تحویل، باید تسویه حساب نهایی انجام شود.

✔ مدت ‌زمان آماده‌ شدن سفارش‌ها

اگر سفارش چاپ ‌شده برای ما ارسال شود، معمولاً طی یک یا دو روز کاری شماره زنی فاکتورها انجام‌ شده و به شما تحویل داده خواهد شد. اما اگر خدمات چاپ نیز بر عهده مجموعه ارمغان گرافیک باشد، بدون شک مدت ‌زمان بیشتری در حدود حداقل یک هفته کاری زمان خواهد برد.

✔ نحوه تحویل سفارش‌ها شهر تهران و سایر استان‌ها

با توجه به اینکه مجموعه ارمغان گرافیک در شهر تهران واقع ‌شده است، سفارش‌ها همکاران عزیز تهرانی توسط پیک و سفارش های عزیزان سایر استان های کشور توسط باربری ارسال خواهد شد. در نظر داشته‌ باشید که هزینه ارسال برعهده همکاران محترم خواهد بود.